Privacybeleid

Ik, Carien Moeijes, als eigenaar van Eindelijk Geregeld respecteer uw privacy en ik begrijp dat dit heel gevoelig ligt. Ik heb daarom mijn uiterste best gedaan om mijn privacybeleid zo helder en begrijpelijk mogelijk uit te leggen. In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik verzamel, waarom ik dat doe en hoe ik daarna met deze gegevens omga. Ook kunt u in deze verklaring lezen wat uw rechten zijn met betrekking tot deze verwerking. Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met carien@eindelijkgeregeld.nl.

Wie ben ik?

Eindelijk Geregeld is de eenmanszaak van Carien Moeijes, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68375999. Ik ben gevestigd op de Fakkelgras 10, 3994 ML in Houten. Ik ben de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Ik lever mijn dienstverlening ook via het bedrijf Erfrechtplan. Als u via hen zaken met mij doet, verwijs ik u ook graag naar hun privacyverklaring Deze is te vinden op hun website www.erfrechtplan.nl.

Als het voor de verwerking van uw gegevens verschil maakt of ik met u samenwerk via Erfrechtplan of op een andere manier, dan kunt u dat zien aan de kopjes boven de alinea.

Welke gegevens heb ik nodig bij een eerste afspraak?

Als ik voor de eerste keer een afspraak met u maak, vraag ik u om uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres. Deze gegevens heb ik nodig om u op een correcte manier van dienst te kunnen zijn, de afspraak aan u te kunnen bevestiging en contact met u te onderhouden, zowel voor als na de afspraak.

Eerste afspraak (Erfrechtplan)

Tijdens de afspraak, vraag ik u om persoonlijke informatie. Ik ga zorgvuldig met deze informatie om. Ik gebruik deze informatie om u te kunnen helpen met het maken van de juiste keuzes bij het afsluiten van een testament en/of levenstestament. Gegevens waar u hierbij aan kunt denken zijn bijvoorbeeld uw geboortedatum, burgerlijke staat, gezinssamenstelling en een globaal overzicht van de waarde van uw bezittingen.

Eerste afspraak (overig)

Bij een eerste afspraak voor andere dienstverlening dan die via Erfrechtplan, geeft u mij een globaal inzicht in alle administratie die u heeft. In dit stadium van onze samenwerking, beperkt zich dit nog tot inzicht krijgen in uw situatie en sla ik deze gegevens niet op.

Als u na deze eerste afspraak geen gebruik wilt maken van mijn dienstverlening

Als u na het einde van ons eerste gesprek aangeeft dat u geen gebruik wilt gaan maken van mijn dienstverlening, dan bewaar ik uw gegevens nog 6 maanden. Dit doe ik, zodat u nog enige bedenktijd heeft en we eventueel het intakegesprek niet opnieuw hoeven te doen als u zich bedenkt. Na deze 6 maanden verwijder ik u gegevens. Als u dan alsnog een vervolgtraject wilt starten, zullen we het intakegesprek opnieuw moeten doen. Dat betekent ook dat ik na deze termijn zelf geen contact met u meer kan opnemen. Als u wilt dat ik u na deze 6 maanden opnieuw benader, geeft u toestemming voor het langer bewaren van uw contactgegevens.

Als u na de eerste afspraak welgebruikt wilt maken van mijn dienstverlening (Erfrechtplan)

Wanneer u aan het eind van het gesprek aangeeft dat u wel gebruik wilt maken van mijn dienstverlening, dan ga ik met uw gegevens aan de slag om een gespreksverslag op te stellen en de eventuele concept-aktes op te maken voor de notaris. U tekent hiervoor een ‘Opdracht tot dienstverlening’ (OTD). Met het tekenen van de OTD geeft u mij toestemming om de relevante gegevens te delen met de notaris. We bewaren uw naam en adresgegevens en ook de datum waarop we met u spraken.

We leggen gegevens vast die in de testamenten moeten worden opgenomen. Denk hierbij aan de geboortenamen en het nummer en geldigheidsdatum van een identiteitsbewijs. Deze gegevens gebruiken we om de concept-aktes van de testamenten op te kunnen maken. We delen uw gegevens met de notaris. Deze heeft namelijk een wettelijke plicht om vast te stellen of het testament voor u passend is in uw situatie en of u de keuzes die u heeft gemaakt ook echt vrijwillig heeft gemaakt. Dat is ook de reden dat u persoonlijk aan tafel zit met de notaris. We bewaren uw gegevens in de adviestooling tot het traject is afgerond en uw testament(en) bij de notaris zijn gepasseerd. Daarna worden de gevoelige gegevens uit de tool verwijderd. We bewaren wel de documenten die we hebben aangemaakt (gespreksverslagen en concept-aktes). Hiervoor geldt namelijk een wettelijke bewaarplicht.

Als u na de eerste afspraak welgebruikt wilt maken van mijn dienstverlening (overig)

Als u gebruik wilt maken van mijn dienstverlening voor het afhandelen van uw nalatenschap, krijg ik van u inzicht in uw totale administratie. U kunt dan denken aan gegevens over uw bankrekeningen, verzekeringen, abonnementen, belastingaangiftes etc. Deze gegevens heb ik nodig om de nalatenschap op een adequate manier te kunnen afhandelen. Alle gegevens die ik van u ontvang, bewaar ik tot het totale traject is afgerond. Daarna verwijder ik alle documenten die ik van u heb ontvangen. Rapporten, adviezen en verslagen die ik voor u heb gemaakt blijven na die tijd wel bewaard, hiervoor kan een wettelijke bewaartermijn gelden.

Hoe lang bewaar ik uw gegevens (Erfrechtplan)

Erfrechtplan zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is voor het realiseren van de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld. Er geldt wel een wettelijke bewaartermijn voor sommige gegevens.

Hoe lang bewaar ik uw gegevens (overig)

Uw persoonsgegevens bewaar ik niet langer dan nodig is voor het realiseren van de doelen waarvoor ik uw gegevens heb verzameld. Voor sommige gegevens geldt echter een wettelijke bewaartermijn. Als ik voor u berekeningen heb gemaakt over bijvoorbeeld erfbelasting, dan geldt voor deze adviezen een bewaartermijn van 7 jaar. Ook gegevens die op een factuur staan moeten vanwege een wettelijke verplichting 7 jaar worden bewaard.

Bescherming van uw gegevens

Ik bescherm uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Ik verkoop uw gegevens niet aan derden en zal uw gegevens uitsluitend aan derden verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van mijn overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als ik samenwerk met derden, zorg ik ervoor dat zij ook aan de daarvoor geldende regels voldoen en sluit ik met deze derden een verwerkersovereenkomst.

Beveiliging

Ik neem de bescherming van uw gegevens serieus en neem passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan met mij op via carien@eindelijkgeregeld.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Als klant heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar carien@eindelijkgeregeld.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en het burgerservicenummer (BSN) zwart of anderszins onleesbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Ik zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Tot slot

Het kan zijn dat mijn privacyverklaring verandert. Op mijn website (www.eindelijkgeregeld.nl), vindt u altijd de meest recente versie.

Versie: mei 2018